PEC per le imprese, istruzioni per l'uso

Ogni impresa deve avere una propria PEC esclusiva. A ribadirlo è stato il Ministero dello Sviluppo Economico, con la circolare n. 3670 del 23 giugno 2014, intervenendo nuovamente sul caso dell’iscrizione della medesima PEC su due o più imprese distinte.
La posizione del Ministero conferma quanto già evidenziato nella precedente lettera circolare del 9 maggio 2014, prot. n. 77684, in risposta ad un quesito pervenuto dal registro delle imprese di Taranto in cui veniva evidenziata l’anomala situazione di condivisione di un unico indirizzo PEC da parte di più imprese. Inoltre, nella stessa nota, il Ministero segnalava di aver ricevuto una comunicazione da parte dell’INAIL con la quale veniva evidenziato come, nell’ambito dei controlli per la propria attività d’ufficio, era stata rilevata la presenza, nel registro delle imprese, di un elevato numero (circa 191.000) di indirizzi PEC condivisi da due o più imprese.
Secondo l’amministrazione è “indubitabile che per ogni impresa (sia essa societaria o individuale) debba essere iscritto, nel registro delle imprese, un indirizzo di PEC alla stessa esclusivamente riconducibile”.
È il caso di ricordare che INI-PEC sta per Indice Nazionale degli indirizzi di posta elettronica certificata e rappresenta un elenco pubblico che consente di rintracciare un indirizzo PEC di un attore economico (imprese e professionisti) al fine di favorire le informazioni e lo scambio di documenti, informazioni e dati utili (cfr. art. 5, comma 3, D.L. 179/2012, convertito in L. n. 221/2012).
La posizione del Ministero manda in archivio definitivamente quanto consentito in passato dallo stesso Ministero (cfr. nota prot. n. 120610 del 16/07/2013 – circolare 3 novembre 2011, n. 3645/C) secondo cui era possibile, per le imprese, indicare l’indirizzo di PEC di un terzo ai fini dell’adempimento pubblicitario presso il registro delle imprese.
Alla luce delle note interpretative delle norme in vigore in tema di PEC (art. 16, commi 6 e 6 bis del D.L. 185/2008 – conv. in L. n. 2/2009 e dell’art. 5, commi 1 e 2 del D.L. 179/2012), possiamo affermare che:

• la PEC costituisce un obbligo per le imprese e il relativo indirizzo va iscritto presso il registro delle imprese;
• il registro delle imprese dovrà intimare in via preventiva l’impresa interessata, o le imprese interessate, a sostituire la PEC registrata con un’altra utilizzata in maniera esclusiva;
• in caso di inerzia da parte delle imprese, il registro delle imprese avvierà la procedura di cancellazione del dato di cui all’art. 2191 del C.C., non potendo sussistere una situazione di “condominio” di un indirizzo PEC.