Insieme alle altre contabilità sezionali (cassa, banche, magazzino, clienti, fornitori, beni strumentali...) la contabilità del personale è un sottosistema delle scritture complesse, ossia della contabilità generale. Infatti essa fornisce alla contabilità generale i dati necessari alla rilevazione di componenti di reddito e di movimenti finanziari.
Gli elementi della retribuzione
Gli elementi della retribuzione sono:
- la retribuzione base o minimo tabellare
- gli scatti di anzianità
- il premio di produzione
- i superminimi o assegni ad personam (elementi concessi individualmente in aggiunta ai minimi contrattuali e che rappresentano un trattamento più favorevole rispetto all'inquadramento della categoria a cui appartiene il lavoratore)
- le indennità
- il compenso per lavoro straordinario
- le mensilità aggiuntive (tredicesima, quattordicesima...)
Non fanno parte della retribuzione lorda, ma incidono pesantemente sul costo del lavoro, i contributi sociali periodicamente versati dalle imprese agli enti pubblici ai quali è affidata la tutela assicurativa e previdenziale dei lavoratori dipendenti.
Le assicurazioni sociali obbligatorie
Le assicurazioni sociali rappresentano le forme obbligatorie di assicurazione, gestite da appositi enti pubblici e oggetto di una particolare regolamentazione giuridica, che lo Stato pone in essere per tutelare i lavoratori e le loro famiglie.
Esse rappresentano lo strumento mediante il quale lo Stato moderno attua il sistema di previdenza sociale con lo scopo di prevenire o riparare gli eventi che possono colpire i lavoratori sul piano fisico (infortuni, malattie, invalidità, morte), economico (disoccupazione, sospensione dal lavoro) o della vita familiare (matrimonio, persone a carico).
Il costo delle assicurazioni obbligatorie è costituito dai contributi sociali che devono essere versati periodicamente dalle imprese agli enti pubblici che gestiscono le varie forme di previdenza e assistenza a favore dei lavoratori e delle loro famiglie.
La maggior parte di questi contributi grava sulle imprese, mentre una quota inferiore è posta a carico degli stessi lavoratori. Tale quota viene recuperata dalle imprese mediante trattenute operate sulle retribuzioni: si tratta delle ritenute sociali che riducono il contenuto della busta paga. Entrambe le quote (quella a carico delle imprese e quella a carico dei lavoratori) vengono calcolate mediante aliquote contributive percentuali applicate a salari e stipendi e successivamente versate dalle imprese agli enti previdenziali e assicurativi.
La parte di contributi a carico delle imprese incide sul costo del lavoro, facendolo aumentare notevolmente. Si tratta di un costo d'esercizio (rilevato nel conto Oneri sociali) che deve trovare reintegrazione nei prezzi di vendita dei prodotti o dei servizi.
La parte di contributi che ricade sui lavoratori viene trattenuta dalle imprese ogni volta che sono liquidate le retribuzioni; costituisce un prelievo obbligatorio che consente di garantire assistenza in caso di malattia, infortunio e così via. Per l'impresa si tratta di un debito verso gli istituti previdenziali (rilevato nel conto Istituti previdenziali).
In Italia gestiscono il sistema delle assicurazioni obbligatorie per i lavoratori dipendenti l'INPS (Istituto nazionale di previdenza sociale) e l'INAIL (Istituto nazionale assicurazione infortuni sul lavoro). Questi due enti si differenziano dalle compagnie private di assicurazione per il loro carattere pubblico, per l'obbligatorietà dei rapporti e per le finalità di interesse generale che perseguono.
I rapporti con l'INPS
L'INPS è un ente pubblico non territoriale avente lo scopo principale di gestire le assicurazioni sociali obbligatorie dei lavoratori dipendenti. L'attività dell'INPS è finanziata attraverso i contributi sociali versati dalle imprese (in parte a carico dei lavoratori) e attraverso interventi finanziari dello Stato. Le principali assicurazioni sociali gestite dall'INPS riguardano:
- invalidità, vecchiaia e superstiti alla morte del lavoratore
- disoccupazione involontaria
- Cassa integrazione guadagni
- mobilità
- malattia
- maternità
- assegni familiari
Le imprese hanno rapporti di debito e di credito nei confronti dell'INPS:
Rapporti di credito
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Rapporti di debito
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| Prestazioni erogate ai dipendenti per conto dell'INPS (assegni familiari, indennità di malattia e maternità, assegno di congedo matrimoniale, integrazioni salariali per riduzioni o sospensioni dal lavoro...) | Contributi sociali a carico dell'impresa Contributi sociali trattenuti in busta paga a carico dei dipendenti |
| (si rilevano in Dare del conto finanziario Istituti previdenziali) | (si rilevano in Avere del conto finanziario Istituti previdenziali) |
La differenza mensile fra le suddette somme concorre al calcolo dell'importo da versare unitariamente per assolvere gli obblighi contributivi e tributari riguardanti lo stesso mese.
Il versamento unificato contributivo e fiscale si effettua delegando una banca mediante apposito modello di pagamento unificato F24, che comprende la sezione contribuente, la sezione Erario, la sezione INPS, la sezione Regioni ed enti locali, la sezione Altri enti previdenziali e assicurativi e la sezione saldo finale.
Il versamento del saldo finale risultante dal modello F24 deve essere eseguito entro il giorno 16 del giorno successivo; se tale giorno cade di sabato o in giorno festivo è automaticamente prorogato al primo giorno lavorativo successivo.
Le imprese sono obbligate a presentare all'INPS una denuncia riepilogativa mensile contenente il rendiconto delle partite a debito e credito (modello DM10/2).
Le imprese che si trovano con un saldo finale a debito nel modello F24 devono allegare il modello DM10/2 quando delegano la banca al pagamento. Le imprese che si trovano con un saldo finale a credito nel modello F24 devono trasmettere il modello DM10/2 all'INPS.
I rapporti con l'INAIL
L'INAIL è un ente pubblico non territoriale preposto dalla legge alla gestione dell'assicurazione obbligatoria dei lavoratori contro i rischi di infortunio per causa di lavoro e contro i rischi di malattie professionali contratte nello svolgimento di determinate lavorazioni.
I premi di assicurazione dovuti all'INAIL sono interamente a carico delle imprese. Il loro ammontare è determinato applicando alle retribuzioni corrisposte ai dipendenti un tasso percentuale diverso a seconda del settore di appartenenza dell'impresa (industria, artigianato, terziario, altre attività). Inoltre le tariffe variano in base all'andamento infortunistico aziendale: le imprese che registrano meno infortuni pagano di meno (criterio del bonus - malus).
Le imprese devono provvedere all'autoliquidazione del premio dovuto all'INAIL in via anticipata per anno solare; l'ammontare presunto del premio è calcolato sulla base delle retribuzioni pagate nell'anno precedente. A fine anno le imprese ricalcolano il premio sulla base delle retribuzioni effettive e provvedono all'eventuale conguaglio a debito o a credito.
Le ritenute fiscali
I compensi percepiti dai lavoratori dipendenti sono assoggettati a ritenuta fiscale, più precisamente a IRPEF (imposta sul reddito delle persone fisiche). In relazione alle ritenute fiscali le imprese sono obbligate a operare come sostituti di imposta, ossia a calcolare e a versare al Fisco per conto dei lavoratori le imposte dovute per i compensi da essi percepiti.
Le imprese devono pertanto effettuare una ritenuta fiscale su tutti i compensi percepiti dai dipendenti. Le somme trattenute concorrono a determinare l'importo da versare con il modello F24.
La ritenuta fiscale si determina sull'importo complessivo di tutte le somme percepite dal lavoratore (esclusi gli assegni familiari) al netto dei contributi previdenziali obbligatori a carico del lavoratore e trattenuti dall'impresa. Il calcolo si effettua come segue:
- si determina l'imponibile fiscale (retribuzione lorda diminuita delle ritenute sociali a carico dei lavoratori)
- si determina l'imposta lorda (applicando all'imponibile fiscale le aliquote erariali progressive per scaglioni di reddito previste dalla legge)
- si calcolano le detrazioni di imposta spettanti al lavoratore (detrazioni per carichi di famiglia, per reddito di lavoro dipendente)
- si determina la ritenuta fiscale di acconto da portare in diminuzione della retribuzione, calcolata come differenza tra l'imposta lorda e le detrazioni di imposta spettanti. Tale ritenuta è detta di acconto poichè il carico fiscale definitivo potrà essere determinato solo a fine anno sul complesso dei suoi redditi di lavoro e di altra natura; l'imposta allora risultante sarà diminuita di quanto già versato attraverso le ritenute di acconto
Le fasi operative della liquidazione delle retribuzioni sono le seguenti:
- elenco delle voci retributive
- calcolo della retribuzione lorda (somma delle voci retributive)
- determinazione dell'imponibile contributivo (arrotondamento all'unità di euro della retribuzione lorda)
- calcolo delle ritenute previdenziali (sull'imponibile contributivo)
- calcolo dell'imponibile fiscale (retribuzione lorda - ritenute previdenziali + eventuali elementi soggetti alle ritenute fiscali ma non soggetti ai contributi sociali)
- determinazione dell'IRPEF lorda (applicazione delle aliquote erariali progressive per scaglioni all'imponibile fiscale)
- determinazione delle detrazioni di imposta (sull'IRPEF lorda)
- determinazione della ritenuta fiscale (IRPEF lorda - detrazioni di imposta)
- calcolo del totale delle ritenute (ritenuta fiscale + rata mensile dell'addizionale regionale IRPEF + acconti eventuali versati al dipendente + eventuale quota di iscrizione al sindacato)
- determinazione dell'ammontare dell'assegno familiare, se percepito
- calcolo dell'importo della retribuzione netta (retribuzione lorda - ritenute + eventuale assegno familiare)
- effettuazione degli arrotondamenti
- ottenimento della somma da versare al dipendente
La liquidazione delle eventuali mensilità aggiuntive percepite dai dipendenti avviene seguendo le procedure di calcolo applicate per le liquidazioni periodiche, con due eccezioni: non si conteggiano gli assegni familiari e non vi sono le detrazioni di imposta.
Il conguaglio di fine anno e il CUD
Il calcolo definitivo dell'IRPEF e l'eventuale conguaglio possono essere effettuati solo quando diventa noto il totale dei redditi di lavoro percepiti dal dipendente.
Il conguaglio annuale viene eseguito di solito in occasione della liquidazione dell'ultima mensilità dell'anno, in dicembre. In tale mese, oltre alle ritenute fiscali ordinarie, si sottrae o si somma alla retribuzione l'importo del conguaglio e si calcola l'importo delle addizionali regionali e comunali all'IRPEF sul reddito annuale effettivo del lavoratore (il prelievo avviene ratealmente nei tre mesi successivi).Gli importi complessivi della retribuzione percepita e delle ritenute sociali e fiscali effettuate vengono documentati dalla compilazione di un apposito certificato che il datore di lavoro deve consegnare a ogni lavoratore dipendente. Questa Certificazione unica dipendenti (CUD) ha valore fiscale e previdenziale.
Il trattamento di fine rapporto
All'atto dello scioglimento del contratto di lavoro il personale dipendente ha diritto al trattamento di fine rapporto (TFR), ossia un'indennità proporzionale agli anni di servizio prestato. L'ammontare di questa retribuzione differita è formato dalla quota annua (accantonata in base alle retribuzioni lorde corrisposte al lavoratore) e dalle quote accantonate negli anni precedenti (rivalutate a cadenza annuale).
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